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Gestion de workflow


Système de gestion de workflow : les critères de choix


Choisir le bon système de gestion de workflow peut être difficile, étant donné les nombreux logiciels disponibles sur le marché. Voici alors quelques conseils pour vous aider à faire le bon choix.


Qu'est-ce qu’un système de gestion de workflow ?


Le système de gestion de workflow est un logiciel qui peut vous aider à créer, automatiser et contrôler les différents workflows (flux de travail) ou processus métiers.


Cela permet à votre entreprise de :


  • réduire les processus inutiles grâce à l'automatisation ;
  • gérer les tâches et les responsabilités des employés.
  • garder une trace des délais, en veillant à ce que le flux de travail soit terminé à temps.

Tout cela signifie que votre entreprise peut être beaucoup plus productive, ce qui conduit à des bénéfices plus importants.


Voici un exemple concret pour mieux comprendre l’importance d’une bonne gestion du workflow.


Vous configurez un workflow composé de différents processus. Vous spécifiez des détails tels que : quelle personne est affectée au processus, quelle est la date de livraison de chacun, etc.


L'employé en charge du premier processus démarre le flux de travail. Une fois chacune des étapes terminées, l'employé responsable du suivant est informé par courriel ou par notification. L'étape peut être complétée en fonction de l'objectif spécifié. L'employé télécharge un fichier, approuve le document, etc. Si un processus stagne, tout le personnel concerné est averti.


Les dirigeants auront alors une vue d’ensemble du flux de travail, et peuvent apporter des modifications en fonction des besoins.


Quel logiciel de gestion de workflow choisir ?


Les systèmes de gestion de workflow ont tendance à varier considérablement : la plupart d'entre eux ont une approche différente des workflows. Par exemple, certains sont basés sur des organigrammes, tandis que d'autres sont moins « structurés ».


Cela pourrait rendre le choix du bon logiciel très compliqué. Il existe cependant quelques caractéristiques essentielles qui peuvent différencier le bon logiciel du mauvais.


  • technologie basée sur le cloud : le système de gestion de workflow que vous utilisez doit être basé sur le cloud. Si ce n'est pas le cas, vous allez bénéficier de fonctionnalités très réduites.

Cela vaut aussi pour la plupart des logiciels. Tout ce qui n'est pas basé sur le cloud signifie qu'il est obsolète. Pour répondre aux besoins de l'entreprise d'aujourd'hui, vous devriez pouvoir accéder à vos données depuis n'importe où dans le monde - ceci est particulièrement vrai si vous travaillez avec des employés distants ou indépendants.


  • rapport sur les indicateurs clés de performance (KPI) : bien que les flux de travail vous aident à cartographier les processus, vous aurez également besoin d'un moyen efficace pour suivre leurs performances. Les rapports sur les indicateurs clés de performance peuvent vous aider à mesurer le succès de chaque cycle du flux de production et à déterminer si vous atteignez ou non vos objectifs.
  • indicateurs de priorité de processus : enfin, le système de gestion de workflow devrait donner aux utilisateurs la possibilité de définir la priorité de chaque tâche (urgente, immédiate, peut attendre…).

Basée sur le Cloud et avec de nombreuses fonctionnalités innovantes, notre solution de gestion de workflow JaaS by Adelius répond à tous critères.





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